Thurgauer Archivgesetz: Der Polizeikommandant bekäme heute eine Busse

Das neue Archivgesetz regelt die Aktenführung im elektronischen Zeitalter. Vorsätzliche Aktenvernichtung wird strafbar.

Thomas Wunderlin
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Das neue Staatsarchiv im Bau 2010. (Bild: Meinrad Schade)

Das neue Staatsarchiv im Bau 2010. (Bild: Meinrad Schade)

Wenn ein Thurgauer Kantonsangestellter archivwürdige Akten vorsätzlich beseitigt, wird er neu mit einer Busse bestraft. «Bekanntlich ist es auch im Kanton Thurgau schon zu rechtswidrigen Aktenvernichtungen gekommen», begründet der Regierungsrat die Neuerung. Verschwunden sind etwa Flüchtlingsakten aus der Zeit des Zweiten Weltkriegs. Vermutet wird, dass sie der ehemalige Polizeikommandant vernichten liess.

Dass er heute dafür gebüsst werden könnte, liegt am Übergang zur elektronischen Archivführung. In der Schweiz und im nahen Ausland haben deswegen viele Staatswesen seit den 1990-er Jahren ein Archivgesetz geschaffen. Im Thurgau fehlte ein solches bisher. In der letzte Woche verabschiedeten Botschaft räumt der Regierungsrat ein, dass er sich dessen Notwendigkeit bewusst gewesen sei.

Regierungsrat wartete neues Staatsarchiv ab

Er habe es für richtig erachtet, «zuerst das Staatsarchiv zu modernisieren und Erfahrungen mit der elektronischen Aktenführung und der Langzeitarchivierung zu sammeln». Acht Jahre nach Eröffnung des neuen Staatsarchivs ist es nun soweit.

Der Regierungsrat behalf sich bisher mit einem Reglement und einer Verordnung, die sich auf das Gesetz über die Gemeinden stützen. Das neue Thurgauer Archivgesetz verpflichtet den Kanton und die Gemeinden samt Schul- und Bürgergemeinden, bereits bei der Beschaffung elektronischer Systeme die Archivierung ins Auge zu fassen. Sie müssen Schnittstellen einrichten, um elektronische Unterlagen ans Langzeitarchiv abzuliefern. Vom Gesetz nicht betroffen sind Kirchgemeinden.

Der Registraturplan ist massgebend

Das Staatsarchiv vereinbart mit den öffentlichen Organen einen Registraturplan, der die periodische Archivierung der Akten regelt. Darin wird vermerkt, welche Aktenproduktion als archivwürdig bewertet wird. Das Staatsarchiv will nicht die Gemeindearchive an sich reissen, wie der Regierungsrat betont. Damit bezieht er sich auf die Vernehmlassung, in der die Gemeinden die Respektierung ihrer Autonomie verlang hatten.

Das Staatsarchiv berät aber die Gemeinden bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Seit 2015 bietet es ihnen auch einen kostenpflichtigen Archivdienst an. Diesen kritisierte die Ettenhauser CVP-Kantonsrätin Sabine Peter Köstli in einer Interpellation als Kompetenzüberschreitung. Das neue Archivgesetz soll nun die gesetzliche Grundlage für den dauerhaften Betrieb des Archivdienstes liefern.

Für Akten mit besonders schützenswerten Personendaten gilt eine Schutzfrist von 100 Jahren. Eine erhöhte Schutzfrist von 120 Jahren gilt für Patientenakten und andere Akten, deren Urheber einer Schweigepflicht unterstehen.

Verzögerte Ablieferung verlängerst Schutzfrist nicht

Die Schutzfristen laufen ab dem Abschluss eines Geschäftsvorgangs; Akten können nicht durch eine verzögerte Ablieferung der Benutzung durch die Öffentlichkeit entzogen werden. Diese Rechtsnorm ist von Bedeutung, wie der Regierungsrat erklärt, «weil die Archivierung sowohl auf kantonaler wie auf Gemeindeebene mit erheblichen Rückständen zu kämpfen hat».

Eine Akte muss sofort nach Beendigung eines Geschäftsvorgangs geschlossen werden, spätestens aber zehn Jahre nach der Eröffnung. Was nicht archiviert wird, muss vernichtet werden. Auch müssen digitale Akten gelöscht werden, wenn sie von einem öffentlichen Organ dem zuständigen Archiv abgeliefert worden sind.

Betroffene haben zwar Recht auf Einsicht in ihre Akten, sie können aber nicht ihre Löschung verlangen. Wenn sie es wünschen, wird in den Akten vermerkt, dass die Betroffenen die Aufzeichnungen als unrichtig taxieren.